Cara Menjadi Lebih Efisien di Tempat Kerja dalam 3 Langkah Sederhana

Image via lifehack

Sejak Resesi Hebat, banyak profesional telah menghadapi jadwal yang lebih menantang dan daftar tugas yang lebih menakutkan. Ini menjadikannya lebih penting bagi para profesional untuk dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan cepat dan efektif.

Jadi bagaimana menjadi lebih efisien di tempat kerja? Berikut adalah tiga langkah yang saya anggap paling penting untuk menjadi lebih efisien:

1. Tentukan prioritas Anda

Langkah pertama mungkin yang paling penting. Anda harus meluangkan waktu untuk secara harfiah menuliskan peringkat tujuan dan tugas utama Anda — untuk tahun depan dan untuk minggu depan. 

Jangan hanya memikirkan sisi penawaran: apa yang Anda kuasai dan apa yang Anda sukai. Pertimbangkan juga sisi permintaan: apa yang dunia, organisasi Anda, atau bos Anda paling butuhkan dari Anda.

2. Bersihkan prioritas rendah Anda

Saat Anda menuliskan sasaran, Anda cenderung menemukan banyak tugas kecil yang perlu diselesaikan, tetapi sebenarnya itu tidak penting.

Tugas seperti ini mungkin termasuk menulis laporan status, menghadiri rapat rutin, atau menanggapi banyak email. Jika Anda tidak berhati-hati, penugasan prioritas rendah ini dapat menghabiskan seluruh hari Anda — sehingga Anda tidak punya waktu untuk menangani sasaran dengan prioritas lebih tinggi.

Cara terbaik untuk membersihkan map tugas prioritas rendah Anda adalah dengan menghindari keharusan melakukannya sama sekali. Jika Anda dapat dengan sopan menolak menghadiri pertemuan yang membosankan, lakukanlah! Jika Anda dapat menolak tugas dengan menjelaskan tenggat waktu yang akan datang, hebat! Satu tugas yang kurang penting untuk Anda lakukan.

Tentu saja, Anda tidak dapat menolak setiap tugas kecil. Namun, Anda harus menyadari bahwa sangat sedikit dari tugas-tugas kecil ini harus sempurna.

Anda tidak perlu khawatir tentang ungkapan setiap email. Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyempurnakan pemformatan setiap laporan internal . Untuk banyak tugas prioritas rendah Anda, "B +" sudah cukup bagus.

Sepanjang baris yang sama, Anda harus cepat mendelegasikan tugas seperti ini kepada karyawan yang Anda kelola — bahkan jika ada kemungkinan bahwa hasilnya tidak akan "sempurna."

Anda masih perlu bekerja keras untuk menetapkan tujuan dan metrik untuk proyek, sesekali memeriksa, dan menawarkan umpan balik. Tetapi Anda dapat menghindari proses yang memakan waktu untuk benar-benar melakukan keseluruhan proyek itu sendiri — memberi Anda lebih banyak waktu untuk dibelanjakan pada sasaran prioritas tinggi Anda.

3. Mulai di bagian akhir

Untuk sasaran prioritas yang lebih tinggi, Anda jelas perlu melakukan upaya yang kuat untuk membuat hasil yang luar biasa. Namun, dalam pengalaman saya, banyak profesional masih bisa mencapai hasil ini dengan lebih efisien.

Sebagai pengajar senior di Harvard Business School, saya terkadang menugaskan proyek penelitian yang rumit kepada mahasiswa atau asisten peneliti. Cukup sering, langkah pertama mereka adalah menghabiskan berhari-hari atau berminggu-minggu mengumpulkan fakta-fakta tentang segala sesuatu dan segala sesuatu yang berkaitan dengan topik tersebut. Setelah beberapa hari atau minggu ini, mereka duduk, melihat informasi yang telah mereka kumpulkan, dan mencoba memahami semuanya.

Meskipun mereka sudah belajar banyak informasi, berapa banyak yang relevan dengan pertanyaan penelitian yang mendasarinya? Tidak banyak.

Berikut pendekatan yang lebih baik:

Setelah sehari (paling banyak!) Dari penelitian dasar, cobalah untuk menetapkan beberapa kesimpulan sementara untuk proyek tersebut. Dengan begitu, Anda harus cepat memikirkan masalah yang paling penting bagi proyek — memungkinkan Anda memfokuskan sisa riset Anda.

Tentu saja, kesimpulan sementara Anda mungkin ternyata salah. Dan jika Anda tidak menyadari kesalahan jalan Anda sampai akhir proyek Anda, Anda akan membuang banyak waktu.

Jadi, saya menyarankan agar membuat "pemeriksaan penerbangan pertengahan": sekitar separuh dari proyek Anda, coba lihat dari dekat bukti yang telah Anda temukan untuk melihat apakah kesimpulan Anda perlu direvisi atau bahkan dihapus sepenuhnya.

Di sana Anda pergi, 3 langkah sederhana yang dapat Anda mulai ambil sekarang agar lebih efisien di tempat kerja dan raih lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat!

Semoga bermanfaat ^_^

Share this post